Établir ses process : la clé d'une organisation qui fonctionne

" Si demain je te contacte pour faire affaires avec toi pour un de tes services, comment ça fonctionne ?"

Cette question, je l'entends à tous les jours.

Et toi aussi, tu l'entendras 📣 ! Et je suis même à-peu-près sûre que tu l'as même déjà posée à un autre entrepreneur.

Lorsque l'on veut faire affaires avec un entrepreneur pour un service précis, on a envie de connaître les étapes qui vont suivre. Et c'est d'autant plus vrai si tu proposes un service dans un domaine que le client ne connait absolument pas (pis c'est généralement pour ça qu'il te contacte, non ? Parce que tu as une expertise qu'il n'a pas! 🧐).

Là où ton client voit des étapes à suivre, un fil conducteur à tenir pour avoir un service complet, toi tu dois y voir des procédures. Ou aussi appelé process. Pour faire simple, ce sont toutes les étapes qui vont se succéder 🔁 à partir du moment où un prospect te contacte pour avoir des renseignements sur un service, jusqu'à ce que le service soit rendu au complet.

Pourquoi établir ses process ?

Établir tes process, ça va te permettre :

1 - 🤓 D'anticiper les questions de ton client : quand il va te demander quelles seront les étapes à suivre pour un de tes services, tu sauras quoi lui répondre en détails.

2 - 🚀 De gagner en efficacité : tu n'auras pas besoin de te demander quelle sera la prochaine étape, ni de perdre du temps à voir comment réaliser telle partie de ton service, tout sera réfléchi à l'avance et optimisé pour te faire gagner un maximum de temps

3 - 💵 De bien fixer tes prix : en connaissant parfaitement les différentes étapes que tu vas devoir mener de front, tu vas pouvoir estimer avec précision combien de temps il va te falloir pour chacune d'elles et ajuster ton tarif global en conséquence pour être rentable.

Concrètement, comment faire ça ?

Rien de bien compliqué, on va faire un petit exercice de mise en situation 📝.

Si demain je te contacte en te disant que je suis intéressée par un de tes services (choisis celui que tu veux), comment ça se passe ?

Prends une feuille et liste toutes les étapes qui vont suivre ce premier courriel. Je te donne quelques questions pour t'éclairer :

• - Comment me réponds-tu ? Téléphone ou courriel ?

• - Est-ce que tu m'envoies un devis ou seulement les détails seront mentionnés dans le courriel ?

• - Est-ce que tu me fais signer un contrat ?

• - Que mets-tu dans ce contrat et/ou dans cette entente de services ?

• - À quel prix offres-tu ce service ?

• - Une fois que j'accepte, à quel moment me fais-tu payer ? Par quel moyen ? Sous combien de temps ?

• - Est-ce que tu as besoin de connaître certaines choses de mon entreprise (identité visuelle à respecter, codes d'accès, noms de certains employés, etc.) ?

• - Comment réaliser le service concrètement ? Avec quel logiciels et outils ?

• - Est-ce que je peux apporter des modifications à ton service (comme des rondes de correction par exemple) ?

• - etc. etc. etc.

Va encore plus loin.

Une fois que c'est fait, n'hésites pas à noter le temps ⏰ que tu estimes mettre pour chacune de ces petites étapes, ça te donnera une idée du temps requis pour le service dans sa globalité. Est-ce que ça t'aide à y voir plus clair 👀 ?

Tu peux même aller encore plus loin en appliquant ça à ta façon de trouver des clients et comment avoir leur feedback, comment les relancer, etc. Essayes d'aller voir encore plus loin que les process de ton service en tant que tel, applique cet exercice pour tous les aspects de ta business 💼.

Pis toi, as-tu déjà établi tes process ?