10 bonnes raisons de faire appel à une adjointe virtuelle

Les entrepreneurs, qu'ils soient travailleurs autonomes ou dirigeants de petites entreprises, ont pour responsabilité d'assumer plusieurs rôles à la fois : dirigeant, bien sûr, mais également représentant des ventes, adjoint administratif, Community Manager (gestionnaire de réseaux sociaux), comptable, chargé de projets... Cela peut faire beaucoup de casquettes pour une seule personne. Heureusement, déléguer une bonne partie de ces tâches est désormais possible : bénéficiez des services d'une adjointe administrative virtuelle. Aussi appelée assistante personnelle, les avantages de lui faire confiance sont nombreux :

1 - Gain de temps

Le temps que vous passez chaque jour à réaliser vos tâches administratives est autant de temps que vous ne passez pas à votre propre expertise. Déléguer la gestion de votre agenda, la rédaction d'ententes de services ou encore la gestion de vos projets vous permettra de vous dégager du temps. Vous pourrez mettre ainsi celui-ci à profit afin de faire croître votre entreprise.

2 - Expertise

On s'entend que tout le monde ne connait pas la programmation web, les bases du Community Management ou les règles de mise en page de documents corporatifs à respecter. Et c'est bien correct. Tout le monde ne sait pas non plus comment faire des placements financiers, construire une maison ou encore soigner un mal de dos. À chacun ses forces. Vous faites confiance à différents experts dans votre vie privée. Alors pourquoi ne pas également le faire dans votre vie professionnelle au quotidien en confiant vos tâches administratives à une adjointe virtuelle ?
C'est parce que leurs domaines d'expertises sont variés que les adjointes administratives sont une aide précieuse pour votre entreprise. En effet, faire appel à une assistante personnelle vous permettra de lui confier des tâches pour lesquelles vous n'avez pas les compétences ou les connaissances suffisantes. Elle pourra vous offrir une mise en page soignée, des textes sans faute ou encore des publications pour vos réseaux sociaux professionnelles et à l'image de votre entreprise.

3. Durée

Un des autres nombreux avantages de faire confiance à une adjointe virtuelle, c’est que vous choisissez ce que vous souhaitez lui déléguer. Cela peut être uniquement pour un projet en particulier, ou seulement pour vous aider à mettre en place une bonne organisation au commencement de votre affaire. Vous n'avez ainsi pas la contrainte d'embaucher quelqu'un avec la crainte de devoir le congédier si les choses n'évoluent pas dans le bon sens (ce que je ne vous souhaite pas bien sûr). Également, trouver un employé pour uniquement quelques heures par semaines est souvent compliqué. L'adjointe virtuelle, elle, s'adaptera à votre rythme et vos besoins.

4. Conseils

Une autre chose à ne pas négliger, c'est l’œil extérieur que peut apporter une assistante personnelle. N'hésitez pas à lui poser des questions, à lui faire part de vos réflexions à propos de votre entreprise. Certes, l'adjointe administrative est là pour réaliser des tâches "réelles" mais elle est également présente pour vous conseiller. Là où une situation vous pose problème, elle peut y voir rapidement une solution. De plus, vous avez tout à fait le droit de vouloir devenir autonome dans vos tâches administratives dans le futur. Vous aimeriez, par exemple, apprendre les règles de base à respecter au sujet des publications faites sur les réseaux sociaux ? L'adjointe virtuelle pourra sans problème vous expliquer ces règles, vous informer sur les plages horaires les plus propices aux engagements et même vous apprendre à utiliser des sites de création de design graphiques simples. Si vous n'avez pas les moyens financiers de faire appel aux services d'une adjointe administrative virtuelle sur du long terme, cela pourra certainement vous aider.

5. Confidentialité

Une des principales interrogations d'un entrepreneur est souvent "Et la confidentialité dans tout ça ?" Pas de panique ! Une assistante virtuelle, au même titre qu'un employé peut très bien signer une entente de confidentialité et ainsi s'engager à ne pas divulguer d'informations sur vos affaires, vos clients ou vos collaborateurs. C'est tout à fait envisageable et même pratique courante. Ainsi, votre relation professionnelle sera basée sur la transparence dès le départ. Parfait pour partir sur des bases solides ! Petit bonus : elle peut même rédiger l'entente de confidentialité pour vous si vous n'en avez pas.

6. Pas besoin de local

Comme son nom l'indique, une adjointe virtuelle travaille à distance, de chez elle. Il n'est donc pas nécessaire pour vous d'acheter ou louer un local. Un bail commercial étant généralement de cinq ans, il est parfois difficile pour les petites entreprises ou travailleurs autonomes de s'engager sur une si longue durée dès le début de leur activité. De plus, le loyer ou les mensualités que vous ne dépenserez pas dans l'occupation d'un local pourront être investis dans vos activités ainsi que pour confier d'avantages de tâches à votre assistante personnelle préférée.

7. Pas besoin de matériel

Ce point-là rejoint en partie le précédent et se divise en deux idées. Premièrement, comme vous n'avez pas besoin d'un local, bien évidemment, vous n'avez pas besoin d'investir dans des équipements de bureau (chaises, bureaux, étagères, classeurs, imprimante...) ou bien encore dans des fournitures. Car on le sait, les tâches administratives demandent un minimum d'organisation et de fournitures (stylos, carnet, surligneurs, fiches, papier, etc.).
Deuxièmement, une adjointe administrative a besoin de logiciels pour travailler. Comme elle s'en sert tous les jours pour d'autres clients, elle a déjà investi dans les licences nécessaires pour vous fournir un travail de qualité. Il est également fort possible qu'elle utilise des logiciels dont vous n'auriez pas pu vous permettre l'achat au début de votre activité, comme la suite Adobe par exemple. C'est gagnant pour vous !

8. Non salariée

Vous l'aurez compris, une adjointe administrative virtuelle n'est pas une employée. Elle est travailleuse autonome. Vous faites donc appel à elle comme pour un fournisseur. Vous n'avez pas de salaire à lui verser, vous la payez uniquement pour les heures travaillées, sous présentation de facture. Et qui dit non salariée, dit pas de déduction à la source ni d'avantages sociaux à payer. Encore une fois de plus, vous sauvez de l'argent.

9. Réseau

Une assistante personnelle a souvent plusieurs clients. Travaillant avec eux "de l'intérieur" elle connait les forces de chacun. Vous recherchez un spécialiste ou un expert dans un domaine particulier ? N'hésitez pas à lui demander conseil. Elle connaît sûrement, grâce à son réseau, la personne ou l'entreprise qui sera parfaite dans votre situation. Et si ce n'est pas le cas, demandez-lui de faire des recherches afin de la trouver.

10. "Deuxième cerveau"

L'expression est assez surprenante, j'en conviens. Mais elle est également des plus parlante. Confier une partie de vos tâches administratives ou web à une adjointe administrative, c'est libérer vos pensées de dizaines de petites choses qui mises bout à bout représentent beaucoup. Vous vous allégez pour mieux vous concentrer sur les tâches demandant votre expertise. L'adjointe virtuelle deviendra alors votre "deuxième cerveau" sauf que celui-là, vous n'aurez plus besoin de le gérer. Vous aurez uniquement à l'alimenter quand vous en aurez besoin, un peu comme un deuxième espace de stockage.
Vous verrez également qu'avec le temps, votre assistante personnelle vous comprendra de mieux en mieux et parviendra même à anticiper certains de vos questionnements ou besoins. Elle deviendra un véritable partenaire, si bien que vous ne pourrez plus vous passer d'elle. Un jour, je suis même certaine que vous direz "Elle fait partie de l'entreprise, elle est ma/notre perle rare".

Et vous, avez-vous trouvé votre perle rare ?